Spécialiste, Ressources humaines et comptabilité

Chez X-Chem, notre mission est de mettre à profit la première plateforme de découverte de médicaments au monde pour aider à créer des molécules qui amélioreront la santé humaine.  Chez X-Chem, nous ne nous contentons pas de sélectionner des composés. Nous vous aidons à prendre des décisions en toute confiance qui font avancer la science. Notre plateforme intégrée combine des bibliothèques encodées dans l'ADN, la chimie médicinale, la modélisation avancée et l'IA propriétaire dans un moteur de découverte puissant et précis. Tout est connecté grâce à la chimiomique, notre approche qui permet de tirer parti de chaque point de données. Que vous exploriez une nouvelle cible ou que vous affiniez une piste, nous vous aidons à découvrir des molécules de haute qualité avec plus de rapidité, de perspicacité et de contrôle.

X-Chem est à la recherche d'un candidat pour le poste de Spécialiste, ressources humaines et comptabilité, un nouveau rôle basé à Montréal, créé afin d’assurer un soutien administratif local en ressources humaines, en comptabilité et en finance pour le Canada. Le poste relève de la Vice-présidente principale, cheffe mondiale des RH, avec un lien fonctionnel avec le Directeur, Comptabilité et finance, et exige une grande rigueur, de l’exactitude et un suivi soutenu dans l’ensemble des activités RH, comptables et financières. Il s’agit d’un poste en présentiel, nécessitant une présence régulière dans nos bureaux à Ville St-Laurent afin de soutenir les activités locales liées aux RH, à la comptabilité, à la finance et à l’expérience employé.

La personne titulaire du poste appuie la Vice-présidente principale, cheffe mondiale des RH, dans l’exécution des activités opérationnelles RH canadiennes, notamment l’administration du cycle de vie des employés, la coordination du recrutement, le soutien au cycle de gestion de la performance, la tenue à jour des systèmes RH, la production de rapports sur les effectifs, la coordination des données liées à la paie et l’administration de la conformité. Le rôle exige une documentation rigoureuse, une saisie de données exacte et un suivi effectué en temps opportun. Le rôle fournit également un soutien administratif en comptabilité et en finance au Directeur, comptabilité et finance, notamment pour la réconciliation de données, la documentation, les rapports, la coordination des fournisseurs et des factures, ainsi que d’autres activités connexes assignées. Ce poste reprend plusieurs activités opérationnelles et administratives récurrentes auparavant soutenues par une ressource de consultation externe et exige un haut niveau d’exactitude, d’organisation et de souci du détail.

RESPONSABILITÉS

Opérations RH locales et administration du cycle de vie des employés

• Agir comme ressource de soutien aux opérations RH pour le site de Montréal et la population employée canadienne.
• Coordonner les activités liées au cycle de vie des employés, notamment l’administration du recrutement, l’intégration, les changements d’emploi, les transferts, les promotions, les congés, la documentation d’emploi et les départs.
• Préparer les lettres d’emploi, la documentation interne, les dossiers employés et autres documents liés aux RH.
• Répondre aux demandes courantes des employés et gestionnaires concernant les processus RH, la documentation, les systèmes et les échéanciers.
• Maintenir des dossiers RH organisés et assurer le suivi en temps opportun des activités RH opérationnelles.
• Appuyer les communications aux employés, les activités de reconnaissance, les anniversaires de service et les initiatives locales liées à l’expérience employé, au besoin.

Soutien au recrutement et à l’intégration

• Coordonner les activités administratives de recrutement pour les postes canadiens, en collaboration avec la vice-présidente principale, cheffe mondiale des RH, et les gestionnaires recruteurs, notamment l’administration des affichages de postes, la coordination des candidats, la planification des entrevues, les communications avec les candidats et la documentation de recrutement.
• Faire le suivi des postes ouverts, des vacances de poste, des activités d’embauche, du statut des candidats et des suivis liés au recrutement.
• Coordonner la logistique d’intégration, la documentation des nouveaux employés, les suivis liés à la configuration des systèmes, la planification de l’orientation et les rappels aux gestionnaires.
• Appuyer l’intégration des nouveaux employés par des communications, une documentation et une coordination effectuées en temps opportun avec les parties prenantes internes.

Gestion de la performance et administration des processus de talent

• Appuyer l’administration du cycle annuel de gestion de la performance pour la population employée canadienne.
• Coordonner les échéanciers, les communications, les rappels, le suivi de l’achèvement et les rapports liés aux évaluations de performance.
• Appuyer l’administration des processus de promotion, de mérite, de bonification et de gestion des talents par un suivi exact, une documentation complète, la planification et le suivi, selon les directives de la vice-présidente principale, cheffe mondiale des RH.
• Maintenir une documentation et des rapports exacts liés à la gestion de la performance et aux processus de talent.
• Fournir un soutien administratif pour les suivis découlant des cycles de performance et de revue des talents.

SuccessFactors, données RH et rapports sur les effectifs

• Maintenir les données employés, les données de poste, les relations hiérarchiques, la structure organisationnelle et les changements d’emploi dans SuccessFactors et les systèmes RH connexes avec un haut niveau d’exactitude et de souci du détail.
• Faire le suivi des ETP, des contractuels, des vacances de poste, des changements organisationnels, des nouvelles embauches, des départs et des mouvements de personnel.
• Préparer les rapports RH récurrents, les sommaires d’effectifs et les demandes de données ponctuelles. Valider l’information, relever les incohérences de données et travailler avec les RH, la finance, la paie et les gestionnaires afin de les résoudre.

Paie, vacances, avantages sociaux et administration des congés

• Fournir les données relatives aux vacances, aux congés et aux changements employés aux fins de la paie.
• Appuyer la préparation, la validation, la documentation et le suivi des intrants de paie en partenariat avec le directeur, comptabilité et finance.
• Coordonner le soutien à l’administration des avantages sociaux, les demandes des employés, la documentation liée aux avantages sociaux et le soutien au renouvellement annuel, au besoin.
• Faire le suivi des congés autorisés, de la documentation de retour au travail, des congés parentaux, de l’administration liée à l’invalidité et des suivis connexes.
• S’assurer que les données RH liées à la paie sont exactes, transmises en temps opportun et adéquatement documentées.

Réconciliation des données RH et comptables

• Réconcilier les données RH, de paie et de finance afin de soutenir l’exactitude des rapports sur les effectifs, la rémunération, les coûts de main-d’œuvre et les budgets.
• Valider les renseignements liés aux ETP, aux contractuels, aux vacances de poste et aux mouvements d’employés dans les dossiers RH, les dossiers de paie et les rapports financiers.
• Appuyer les rapports mensuels et annuels sur les coûts de main-d’œuvre, la préparation budgétaire, les mises à jour de prévisions et le suivi des écarts, selon les directives reçues.
• Maintenir une documentation organisée soutenant les réconciliations RH et comptables, les demandes d’audit et les exigences de contrôle interne, en veillant à ce que les dossiers soient exacts, complets et faciles à retrouver.
• Appuyer la vice-présidente principale, cheffe mondiale des RH, et le directeur, comptabilité et finance, dans le maintien de renseignements financiers liés aux personnes qui sont exacts et cohérents.

Administration et soutien en finance

• Fournir un soutien administratif au directeur, comptabilité et finance, pour les opérations financières, les rapports, les réconciliations et les activités de documentation.
• Appuyer le suivi des factures, la documentation des fournisseurs, les suivis liés aux bons de commande, le codage des dépenses, le soutien aux charges à payer et la documentation des paiements, au besoin.
• Aider aux réconciliations de comptes, à la préparation de calendriers, à la collecte de données, au soutien aux audits et à la documentation de fin de mois, selon les mandats confiés par le directeur, comptabilité et finance.
• Maintenir des dossiers administratifs financiers organisés et appuyer le suivi en temps opportun des éléments en suspens.
• Aider à la documentation des processus et au suivi des contrôles internes liés aux activités d’administration financière.

Conformité, documentation et amélioration des processus

• Appuyer l’administration de la conformité RH canadienne, les rapports gouvernementaux, les déclarations de formation, la documentation d’emploi et les exigences d’audit interne.
• Repérer les occasions d’améliorer les processus administratifs, la qualité des données, l’exactitude des rapports et l’efficacité opérationnelle.
• Protéger les renseignements confidentiels liés aux employés, à la paie, à la performance et aux finances avec jugement et discrétion.
• Appuyer les projets spéciaux liés aux RH, à la comptabilité et à la finance, au besoin.

QUALIFICATIONS

• Diplôme d’études collégiales en commerce, ressources humaines, comptabilité ou domaine connexe souhaité.
• Au moins 3 ans d’expérience en comptabilité, administration RH, coordination de la paie ou dans des rôles administratifs connexes.

AUTRES EXIGENCES

• Bilinguisme en français et en anglais.
• Expérience dans le soutien des processus liés au cycle de vie des employés, à l’administration du recrutement, à l’intégration, aux cycles de gestion de la performance et aux rapports RH.
• Expérience dans la tenue à jour de systèmes RH et de données employés. Une expérience avec SuccessFactors/SAP est souhaitée.
• Expérience avec les données de paie, les vacances, le suivi des effectifs, les rapports, les réconciliations, le soutien budgétaire, les factures ou l’administration financière, avec une capacité démontrée à maintenir l’exactitude de dossiers détaillés.
• La connaissance de NetSuite (ERP) et de PowerPay (système de paie) est considérée comme un atout.
• Solides compétences avec Microsoft Office, particulièrement Excel, Word, Outlook et PowerPoint.

L’entreprise travaille sur la découverte d’agents thérapeutiques à base de petites molécules pour la recherche de médicaments avec des collègues et partenaires de l’extérieur du Québec avec qui l’interaction est constante. Par conséquent, la connaissance de l’anglais pour ce poste est requise.

La connaissance du français est requise pour les postes situés en permanence au Québec afin que le titulaire puisse communiquer au besoin avec ses collègues et les fournisseurs au Québec. Une formation en français sera offerte à tout titulaire d’un poste permanent au Québec qui ne possède pas une bonne connaissance du français.

Nos scientifiques de recherche innovent au-delà de la chimie rapportée dans la littérature tout en se concentrant sur la livraison de résultats concrets. Nous partageons tous une passion pour rester à l’avant-garde de la chimie médicinale et synthétique. Afin de stimuler l’innovation, nous reconnaissons l’importance d’une prise de risque calculée, d’une ouverture d’esprit ainsi que de l’initiative. Nous encourageons la créativité dans un environnement de travail informel et apprécions les efforts conjugués de chacun au sein de l’équipe partageant une vision commune.

Quels sont les avantages de se joindre à nous?

Nous nous concentrons sur le développement et la progression de carrière de nos employés afin d’atteindre leur plein potentiel par le biais d’ateliers, de cours de formation et un mentorat adéquat. X-Chem offre une rémunération concurrentielle (salaire compétitif et bonus de performance annuel), ainsi qu’un ensemble d’avantages sociaux intéressants tels que assurance médicale et dentaire, assurance de courte et longue durée, assurance-vie, régime de retraite avec contribution de l’employeur, vacances payées commençant à 3 semaines, congés payés pendant les Fêtes, tenue décontractée, soins de la vue incluant des lunettes de sécurité avec ordonnance, activités sociales et événement corporatif visant à renforcer la cohésion d’équipe.

NOTE : Le masculin est utilisé afin d'alléger le texte et comprend le féminin lorsque le contexte l'indique.